¿Como funciona OCM?

Para aprender más sobre nuestras web comunitarias, visita nuestros tutoriales:

Es muy fácil registrar tu comunidad de vecionos y disfrutarla en muy poco tiempo!

 

Como usar OCM

  • Básicos del sistema

  • Acceder al sistema

    Si es la primera vez que accedes al sistema, habrás recibido una carta de bienvenida con tu nombre de usuario y contraseña por mail o de forma impresa, enviada por tu Presidente, Administrador o Webmaster. Encontrarás la ventana de acceso en la parte superior derecha de tu pantalla. Accede con tu nombre y contraseña. En el caso de que hallas olvidado tu contraseña, haz click sobre el link “Resetear contraseña” y sigue las instrucciones.

  • Cambiar la contraseña

    Puedes cambiar la contraseña de tres maneras diferentes:
    • Utilizando el Menú Rápido a la izquierda de tu pantalla. Haz click en “Cambiar de contraseña”
    • A través del menú Herramientas arriba a la izquierda: Haz click en “Menú de usuario”, selecciona la pestaña “Mi cuenta” y el icono “Cambiar mi contraseña”.
    • Usando el menú superior: Propietario> Cambiar de contraseña
    Encontrarás un formulario donde verás tu nombre de usuario y podrás escribir una nueva contraseña. Insértala también en el segundo campo de verificación y presiona “Guardar mi nueva contraseña”. Si no coinciden los dos campos, tendrás que repetir la acción. Una vez cambiado con éxito, aparecerá un mensaje de confirmación. Si has olvidado tu contraseña y necesitas cambiarla, visita “Restaurar la contraseña” en los archivos de ayuda.

  • Editar mi perfil

    Puedes editar tu perfil de tres maneras direferentes:
    • Haz click sobre “Mi perfil” en el Menú rápido a la izquierda
    • Accediendo mediante el menú de “Herramientas” arriba a la izquierda. Haz click sobre “Menú de usuario”. Después selecciona “Mi Perfil” en la pertaña “Mi cuenta”.
    • Utiliza el menú superior y accede através de Propietario> Mi Perfil.
    Esta sección está dividida en cuatro subsecciones, todas ellas fácilmente accesibles mediante las pestañas superiores:
    • Mi Perfil: Datos del usuario.
    • Emergencia: Contacto en caso de emergencia.
    • Propietario: Datos del dueño de la propiedad.
    • Notificaciones: Cómo deseas recibir las notificaciones y avisos.
    La pestaña “Emergencia” y “Propietario” no están disponibles en las viviendas de alquiler.

  • Propietario

    Desde esta página podrás ver los detalles de tu propiedad. Podrás seleccionar la opción de pagar las cuotas comunitarias por domiciliación bancaria. Si selecciones esta opción, aparecerá una ventana titulada “Editar datos bancarios”, donde puedes insertar tu número de cuenta. Una vez terminado, presiona el botón de Guardar.
    En esta pantalla también tienes a tu disposición un listado de tus propiedades e información básica de las mismas:
    • Propiedad: El número correspondiente a tu propiedad
    • Coef: El coeficiente de tu propiedad
    • Ref: Número de referencia opcional suministrado por el administrador
    • Primario: En el caso de que poseas más de una propiedad, selecciona la principal
    Toda esta información habrá sido insertada por el presidente o webmaster tras el registro de la web. Si deseas cambiar estos datos, contacta la persona encargada de la web comunitaria. La última casilla es para aquellos propietarios que no vivan en la urbanización. En el caso de ser marcada, aparecerá un pequeño formulario solicitando los siguientes datos:
    • Dirección complementaria (línea 1)
    • Dirección complementaria (línea 2)
    • Ciudad
    • Código Postal
    • País
    Una vez insertados los datos, presiona sobre el botón “Guardar los cambios”.

  • Emergencia

    En esta sección los usuarios pueden especificar un contacto para los casos de emergencia.
    Contacto de Emergencia: Nombre de la persona o compañía a contactar. Teléfono de emergencia: Número de teléfono del contacto. Tambien puedes autorizar al sistema para que te envíe un mensaje en caso de emergencia. Puedes recibir mensajes SMS de:
    • Nadie (seleccionado por defecto)
    • Mis vecinos (propietarios de la comunidad)
    • Miembros del comité
    • Administrador
    Para usar este sistema necesitas créditos en tu cuenta. Para comprar créditos haz click sobre el link "Comprar créditos". Para más información, visita el archivo de ayuda "Comprar créditos". Una vez hayas acabado, presiona sobre el botón "Guardar los cambios".

  • Notificaciones

    Para configurar las notificaciones del sistema, haz click sobre la pestaña de "Notificaciones".

    Notificaciones de la comunidad

    En esta sección puedes seleccionar si deseas recibir tus comunicados por email o por correo ordinario. Aconsejamos a nuestros usuarios la subscripción a este servicio. Recibirás el estado de tu cuenta, notificaciones, información y noticias (incluidos los cambios de términos y condiciones de la web)

    Sistema automático de avisos

    También puedes seleccionar si deseas recibir avisos del sistema.
    • Avisos de cuotas. Esta opción está solo disponible para los usuarios de la versión premium. Te avisará 1 día, 3 o 7 días antes de que la cuota expire.
    • Avisos de Juntas generales Te avisará por mail 30 días, 7 días y/o 1 día antes de la junta.
    Puedes recibir los avisos por mail o sms
    • Para recibir los avisos por email haz click en "sí".
    • Para recibir los avisos por SMS en to móvil haz click en "sí".

    Notificaciones SMS

    Si has decidido recibir las notificaciones por SMS a tu móvil, en este panel podrás ver el número de teléfono donde se enviarán los mismos. Puedes editar este número desde la pestaña "Mi Perfil". También te informará de cuántos créditos quedan en tu cuenta, así como permitirte la opción de adquirir más creditos pulsando sobre el link "Comprar créditos". Una vez hallas pulsado sobre el link, el sistema te dará la opción de comprar créditos usando tu tarjeta de crédito (por el sistema de Unicaja) o por PayPal. Las tarifas son las siguientes:
    • 5€  (33 Notificaciones SMS)
    • 10€  (66 Notificaciones SMS)
    • 15€  (100 Notificaciones SMS)
    • 20€  (133 Notificaciones SMS)
    • 25€  (166 Notificaciones SMS)
    • 30€  (200 Notificaciones SMS)
    También puedes revisar tu historial de SMS haciendo click en el link "Lista detallada". Podrás ver la información siguiente:
    • Fecha: la fecha de utilización del servicio
    • Teléfono:  Muestra el número donde se ha enviado el mensaje
    • Precio: el precio del SMS recibido

    Términos y condiciones de uso

    Aquí podrás ver los términos y condiciones de uso en tres idiomas: inglés, español y alemán. Afirmando que deseas recibir notificaciones por correo electrónico aceptas los siguiente:
    • Dejarás de recibir información y notificaciones por correo ordinario.
    • Todas las comunicaciones que se realicen electrónicamente serán consideradas tan válidas como las enviadas por correo impreso.
    • Tendrás la responsabilidad de acceder a la web con regularidad para comprobar tus notificaciones y mantener tu información actualizada
    Puedes cancelar esta subscripción online en todo momento, y solicitar el envío de todos los comunicados por correo ordinario. Las comunicaciones enviadad por correo electrónico o SMS no estarán necesariamente encriptadas.

  • Cuotas y presupuestos de la comunidad

  • Importar CSV

    Con este módulo podrás actualizar con facilidad las cuotas que muestren cantidades diferentes, varíen en fechas o asuntos, o que estén basadas en el coeficiente de la propiedad.

    Para utilizar este módulo en todo su potencial, deberías visitar la sección de coeficientes de propiedades. Si ya has insertado los coeficientes para cada una de las propiedades, puedes utilizar una hoja de cálculo CSV que te facilitará el cálculo de las cantidades.

    Para empezar, es recomendable que descarges la plantilla cada vez que uses este sistema. Así te aseguras de que la plantilla esté actualizada.

    Nota: Puedes abrir y modificar un archivo CSV desde cualquier programa de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Open Office. Es importante destacar que el archivo deberá ser guardado en formato CSV para evitar los problemas de compatibilidad.



    Paso 1
    Descarga la plantilla de la hoja de cálculo. Empieza haciendo click sobre el icono de descargas. Te facilitará un archivo con una lista de todos los propietarios y sus números de referencia. Puedes guardar este archivo para trabajar con él en un futuro o abrirlo directamente desde la web.



    Paso 2
    Añade los datos a la hoja de cálculo. La primera línea es la cabecera, y describe los datos para cada campo, mostrando dos ejemplos. No necesitas borrar las primeras 5 líneas, (la cabecera y los ejemplos). Tampoco debes borrar las primeras 8 columnas, de la A a la H. Todas las columnas posteriores serán ignoradas en el proceso de importación.

    Hay un total de 8 columnas en la hoja de cálculo:
    Propietario
    Referencia
    Propiedad
    Coeficiente
    Fecha
    Asunto
    Cuotas
    Pagos
    Propietario:
    Aquí se muestra el nombre del propietario. Esta información es únicamente referencial para que puedas identificar la propiedad adecuadamente. Los cambios en estas celdas no tienen efecto sobre la información importada.

    Referencia:
    < Este campo es la referencia interna en nuestra base de datos, e identifica la propiedad en el sistema OCM. Esta referencia NO DEBE SER MODIFICADA, ya que es la que identifica a un propietario con su vivienda.

    NOTA: Este campo no debe ser modificado.

    Propiedad:
    Este campo es informativo y te permite identificar la propiedad. Los cambios en estas celdas no tienen efecto sobre la información importada.

    Coeficiente:
    Este campo muestra el coeficiente para cada una de las propiedades. Estos datos se mostrarán en la hoja de cálculo si previamente han sido insertados en la sección "Gestión de propiedades" en el Panel de Control. Esta columna te permite efectuar cálculos rápidamente basados en fórmulas insertadas en la hoja de cálculo. Siempre puedes variar los coeficientes tras descargar la hoja de cálculo. Usando esta columna podrás realizar el cálculo de los pagos basado en los coeficientes.

    Fecha:
    Este es la primera celda que requiere tu participación. El campo identifica la fecha de transacción para la cuota o pago que estés insertando.

    NOTA: la fecha deberá ser insertada en formato DD/MM/AAAA y separada por /. Por ejemplo, el 21 de enero de 2011 sería 21/01/2011.

    Asunto:
    En esta celda puedes insertar la descripción de los pagos. Por favor, utiliza carácteres alfanuméricos y evita las comillas u otros carácteres especiales.

    NOTA: NO uses la coma “,” en esta celda bajo ninguna circunstancia.

    Cuotas:
    Esta celda es para todos los pagos pendientes o, básicamente, para el deber. Las cantidades deben ser insertadas en formato XXXX.XX, donde el punto es la separación decimal y la coma no se utiliza. Para un valor como 1.000,00 el formato correcto sería 1000.00

    Pagos:
    Inserta aquí todos los pagos realizados, (haber). Las cantidades deben ser insertadas en formato XXXX.XX, donde el punto es la separación decimal y la coma no se utiliza. Para un valor como 1.000,00 el formato correcto sería 1000.00

    FALTA INFO NO SE VE EN LA PAGINA ANTIGUA

  • Cuotas de la comunidad


    Haz click sobre Panel de Control  >  Cuotas de comunidad.  Si es la primera vez que utilizas este sistema, verás una ventana similar a la que mostramos. Este módulo puede utilizarse para ver las cuotas actuales y los movimientos por cada usuario independientemente.

    Verás que esta sección está dividida en cuatro partes:

    • Añadir Cuotas / Pagos.  Este módulo te permite añadir una cuota o pago a todas las propiedades al mismo tiempo.
    • Gestionar cuotas online. Este módulo te permite realizar cambios en las cuotas usando una tabla. Todos los cambios son irreversibles.
    • Importar CSV. Trabaja desde una hoja de cálculo o impórtala al sistema con esta opción. De este modo, podrás revisar tu trabajo antes de ponerlo online en la web.
    • Historia. Esta sección te permite ver el historial de archivo importados. Desde aquí puedes borrar los archivos históricos.

  • Gestionar cuotas online

    El administrador de cuotas es básicamente una hoja de cálculo. Para utilizar este módulo sólo tienes que ir a "Gestionar cuotas online". Es importante destacar que algunas versiones de Internet Explorer presentan dificultades si existen muchos datos en la tabla. Recomendamos la instalación de Google Chrome o Firefox si tienes problemas de rendimiento.



    La cuotas están divididas por año, facilitando al usuario el manejo de datos. Las cuotas siempre corresponden a una propiedad y adjuntan la fecha, el asunto, el importe de la cuota y los pagos.

    NOTA: Las modificaciones que realices serán efectivas inmediatamente.

    Puedes utilizar esta página para realizar correcciones y modificaciones, o para añadir otras cuotas. Para ello, baja hasta el final de la página y presiona sobre el símbolo (+).

    Una vez añadida una nueva línea, deberás seleccionar la propiedad. Para ello, haz doble click sobre la celda. Aparecerá un menú donde podrás elegir la propiedad. Igualmente, si haces doble click sobre la celda de fecha, asunto, cuotas y pagos, podrás insertar los datos correspondientes.

    En el caso de que una de las filas sea incorrecta y desees eliminarla por completo, todo lo que tienes que hacer es desplazar el ratón sobre el número de fila, a la izquierda. Aparecerá el icono de eliminar (x). Recuerda que estás manejando datos desde la base de datos directamente, una vez borrados no podrás recuperarlos.

    Para cerrar esta pantalla, haz click en el botón de cerrar en la parte superior a la derecha.

  • Añadir cuotas y pagos

    En esta sección podrás añadir un pago recibido o pendiente. Esta acción puedes realizarla para todas las propiedades y propietarios o especificando una propiedad en particular.

    Por ejemplo, si deseas añadir un pago, asimilando que es del mismo importe para todos los usuarios, todo lo que tienes que hacer es seleccionar "Todas las propiedades" en el menú desplegable, escribir una pequeña descripción en el "Asunto" y, finalmente, insertar en el "Debe" el importe pendiente del recibo y en "Haber" la cantidad ya pagada del mismo en el caso de que existiera.

    Alternativamente, existe la posibilidad de que un vecino realice pagos independientemente. En este caso, deberíamos seguir los mismos pasos con la salvedad de que seleccionaremos la propiedad corrrespondiente en el desplegable.

    Este módulo permite aplicar fácilmente transacciones por propietario o movimientos globales.

  • Cuotas y presupuestos de la comunidad

    Las Cuotas de Comunidad  y el Presupuesto de la Comunidad están disponibles en el Panel de control. Estos módulos están disponibles únicamente para los miembros del comité y para usuarios con privilegios. Estas herramientas permiten al Presidente, Webmaster o Administrador, informar a los propietarios de sus cuotas comunitarias, o darles un balance completo.

    Antes de empezar, es importante que entiendas la diferencia entre ambos módulos, ya que no deben confundirse.

    Cuotas de la comunidad.
    Esta herramienta muestra los detalles de los movimientos de las cuotas comunitarias y de los pagos. El sistema realiza un cálculo de la diferencia entre las cuotas y pagos, disponible en el menú superior "Comunidad" bajo el nombre de "Lista de deudores". Este módulo es particularmente útil en el caso de que la comunidad no tenga un administrador o si el administrador nos facilita un archivo en formato CSV, el cual podríamos subir al sistema. Con este módulo el Presidente o Webmaster puede insertar los recibos inpagados y ver los movimientos de cada propietario de forma detallada.

    Presupuesto de la comunidad.
    Este módulo permite a cada comunidad especificar el presupuesto anual o mensual. También te permite mostrar la asiduidad de los pagos y los posibles descuentos o recargos para cuotas pagadas fuera de fecha. La información insertada en este módulo está disponible para los usuarios en el menú "Mis cuotas & cuentas" bajo la pestaña "Futuras cuotas". Esta pestaña informa a los usuarios sobre cuándo y cuánto deben pagar en su próxima cuota, y los descuentos aplicables en caso de realizar el pago antes de tiempo o el recargo en el caso de pagarlo fuera de la fecha límite.

  • Si tienes más preguntas, que no hemos respondio aqui, puedes mandarnos tu consulta y añadimos la explicación a esta página.