u00bfComo funciona OCM?

Para aprender mu00e1s sobre nuestras web comunitarias, visita nuestros tutoriales:

Es muy fu00e1cil registrar tu comunidad de vecionos y disfrutarla en muy poco tiempo!

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Como usar OCM

  • UTILIZA TU NOMBRE DE USUARIO Y CONSTRASEÑA PARA ENTRAR EN EL SISTEMA

    Sigamos. Si has llegado hasta aquí, habrás recibido por correo electrónico o a través de una carta de bienvenida tu nombre de usuario y contraseña.

    Si has olvidado estos datos, inserta tu dirección de correo y haz click en “resetear contraseña”. Recibirás un nuevo nombre de usuario y contraseña.

    Escribe tu nombre de usuario y contraseña y ¡empecemos!

  • Notificar al representante

    Una vez completada la segunda parte del formulario, ya puedes enviarlo. Se registrará la delegación de voto y tanto el presidente de la comunidad como el administrador podrán imprimirlo y llevarlo a la próxima reunión de la comunidad. Aun así, puede que la persona que te represente en la futura reunión no esté al tanto o no pueda acudir. Esta tercera sección te permitirá mandar un correo electrónico a tu representante para comunicarle tu intención de delegarle tu voto.

    Tu correo electrónico: Esta dirección se importa automáticamente desde tu perfil. Tu representante recibirá el aviso con este correo como remitente.

    Correo electrónico de tu representante: Escribe la dirección de correo electrónico de la persona que va a representarte

    Traducción de la notificación: Esta herramienta puede resultar muy útil si la persona que te representa no habla tu idioma. El sistema generará una traducción automática y enviará el correo en el idoma especificado.

    Una vez que hallas enviado el formulario, podrás ver la delegación de voto creada en la parte superior de la pantalla. Puedes editarlo o borrarlo si lo deseas.

    NOTA: A pesar de que puedas delegar tu voto el mismo día o incluso minutos antes de la reunión, el presidente o administrator pueden no estar al tanto de tu delegación de voto. Es aconsejable seguir estos pasos al menos un día antes de la junta.

  • Formulario de delegación de voto

    Ley: La primera parte define el artículo de la Ley de Propiedad Horizontal, donde se te autoriza a mandar un representante a la reunión especificada, para que vote en los temas que se traten.

    Propietario: Tu nombre aparecerá en el formulario como propietario de la vivienda por la que asignas tu poder de voto.

    Comunidad: El nombre de la comunidad donde está situada la vivienda.

    Autorizo a: Escribe aquí el nombre de la persona a la que autorizas que te represente. Recuerda escribir su nombre completo, ya que existe la posibilidad de que se le solicite algún documento de identificación.

    Represente en: Normalmente aquí encontrarás una única reunión o junta, pero cabe la posibilidad de que aparezcan más en la lista desplegable.

    Número de propiedad: Puede que poseas más de una vivienda en la comunidad. Aquí podrás seleccionar la propiedad por la que se te representa

    NOTA IMPORTANTE: Si posees más de una propiedad y deseas que la persona autorizada te represente en todas tus propiedades, deberás repetir todo el proceso para cada una de ellas.

    Ya has completado la primera parte del formulario.

  • Lista de delegación de voto

    La ilustración muestra la parte superior de esta sección. Cada vez que delegas tu poder voto, se añade a la lista para futuras referencias. En la lista podrás ver la fecha de la reunión y el nombre del representante elegido. Si aún no has delegado ningún poder de voto, esta lista obviamente aparecerá vacía.

    Reuniones de la comunidad: Lista de las reuniones donde has delegado tu voto.

    Propiedad: Tu vivienda por la que has cedido tu voto en esa reunión en particular.

    Fecha: La fecha en la que enviaste la delegación de voto.

    Nombre de representante: El nombre de la persona que has elegido para que te represente en la junta.

  • Gestión de propiedades

    Para utilizar tu web comunitaria adecuadamente, hay que insertar las viviendas en el sistema antes de asignarlas un usuario. Para acceder a la “Gestión de propiedades”, utiliza el menú de Herramientas arriba a la izquierda, haciendo click sobre la opción “Gestión de propiedades” en el “Panel de Control”, o accede usando el menú superior: Panel de control> Gestión de propiedades.

    Una vez dentro de “Gestión de propiedades”, verás un indicador con el total de propiedades, especificando el número de viviendas que ya están el sistema (si las hubiere) y el número de propiedades que aún no han sido insertadas. El número total de propiedades fue definido a la hora de registrar la web de la comunidad. También encontrarás dos botones (“Agregar propiedad” y “Referencias de propiedades”) y un buscador. A continuación, verás una lista de las propiedades. mostrando la identificación, el propietario o arrendador y dos botones que te permitirán editar y borrar la propiedad respectivamente.

    Añadir / Editar Propiedad

    Al hacer click sobre el botón de agregar o editar propiedad, aparecerá un formulario con los siguientes campos:

    • Tipo: Selecciona el tipo de propiedad en el menú desplegable: Adosado, Aparcamiento, Apartamento, Finca, Local, Parcela, Trastero o Villa.
    • Identifica la propiedad: Define el número, bloque, escalera, puerta y planta.
    • Coef: El coeficiente de la propiedad
    • Ref: El código de referencia designado por el admistrador

    Una vez acabado, haz click sobre el botón “Guardar” para insertar la propiedad.

    Volverás a la pantalla del listado, incluyendo la nueva propiedad. En la nueva fila creada, verás un símbolo más (+) en la columna “Propietario” y en la columna “Inquilino”. Para definir al usuario como propietario o inquilino, haz click sobre el símbolo y selecciona su nombre en la lista.

    Referencias de propiedades

    Al presionar sobre “Referencias de propiedades” verás una versión simplificada del formulario “Editar”, mostrando únicamente:

    • Datos de la propiedad: para identificarla con facilidad (campo no editable)
    • Coef: inserta el coeficiente de la propiedad (formato 0.0000)
    • Referencia: campo opcional que suele definir la referencia asignada por el administrador.

    Una vez terminado el proceso, haz click sobre el botón “Guardar”.

    Buscador

    Usando el buscador podrás encontrar fácilmente una propiedad, propietario o inquilino que aparezca en la lista.

  • Guía de envío de boletín paso a paso

    Selecciona los destinatarios Puedes seleccionar quién va  ha recibir el boletín. Los grupos disponilbles son los siguientes; Propietarios, Comité, Inquilinos, Administrador, Presidente, Vicepresidente y webmaster.

    Certificado. Si quieres saber quién ha recibido el boletín, haz clic sobre esta casilla. Independientemente, recibirás un correo confirmándote quién ha recibido el correo y quién tiene problemas por no haber definido su dirección de correo electrónico,

    Asunto. Inserta aquí el asunto del mensaje. Nuestro sistema de traducción traducirá el asunto si es necesario. También tendrás la opción de cambiar la traducción si no estás satisfecho con ella.

    Mensaje Inserta aquí el texto del boletín. Procura respetar las normas ortográficas y gramaticales. Si vas a necesitar el sistema de traducción, asegúrate de usar frases breves y concisas. Las frases largas y complejas pueden ser problemáticas para el sistema automático.

    Traducir el boletín

    Cuando pulses sobre “Siguiente”, la traducción puede tardar en realizarse entre 20 segundos y un minuto. Seguidamente, verás el boletín traducido en un sistema de pestañas. Haz clic sobre cada pestaña para corregir el texto en el caso de que sea necesario. Es recomendable revisar todas las pestañas, a pesar de no conocer el idioma.

    Debido a posibles errores del servidor, es posible que algunas traducciones estén incompletas. Si es así, repita la acción otra vez. En ese caso, no dude informarnos enviando un correo a  [email protected].

    Enviar el boletín

    Una vez que el proceso de traducción halla acabado, puedes añadir un archivo adjunto al boletín. Actualmente, el tamaño máximo del archivo de envío es de 15 MB.

    Comprueba el boletín y haz clic en ENVIAR

    Una vez enviado el boletín, recibirás un correo informándote de los usuarios a los que se ha enviado el correo, así como los vecinos que solicitaron recibir los boletines y notificaciones por correo ordinario o  que no poseen una cuenta de correo.

    Registro de boletines

    Los boletines no se envían directamente a la dirección del correo del usuario. En vez de ello, se envía un correo informándoles de que tienen que acceder a la bandeja de entrada del sistema para leer el boletín. Con este sistema, podrás comprobar qué usuarios han entrado y leído el mensaje. Todos los boletines aparecen marcados en la lista con el icono  .  Haz clic sobre el mismo y podrás comprobar el nombre de los usuarios que han entrado en el sistema para leer el boletín.

    Historia

    Todos los boletines enviados son accesibles a los usuarios en cualquier momento accediendo a Menú> Propietario. Los boletines que han sdo enviados sin certificado pordrán ser borrados. Por el contrario, si han sido enviados con certificado verás un icono junto a ellos y será imposible eliminarlos.

    Los boletines están agrupados por años y pueden visualizarse. Puedes enviar una copia de un boletín a tu correo o a cualquier otra dirección de correo electrónico.

  • Anuncia tu propiedad

    Paso 1

    Primeramente deberás definir si la propiedad está en venta o alquiler, así como otras opciones básicas.

    • Se vende: Encontrarás una casilla para poner tu propiedad en venta. Una vez activada, deberás insertar el precio de la propiedad en Euros (no uses puntos o comas)
    • Se alquila: Podrás seleccionar si deseas alquilar tu propiedad o una habitación. Si activas cualquiera de estas casillas tendrás que rellenar la información que definimos a continuación:
      • Precio de alquiler para larga temporada en euros (por favor, no uses decimales o comas).
      • Periodos de alquiler por semana o mes y precio en euros (por favor, no uses decimales o comas).
        • Haz click en el símbolo + para añadir más períodos.
        • Puedes eliminar periodos ya creados haciendo click sobre el icono de eliminar
    • Opciones: Podrás seleccionar opciones básicas e insertar información adicional.
      • Referencias requeridas (S/N)
      • Permitido fumar (S/N)
      • Animales autorizados (S/N)
      • Notas

    Pasemos al siguiente apartado.

    Paso 2 – Descripción de la propiedad

    En este apartado aparece el nombre de la comunidad donde la propiedad está ubicada y podrás insertar la siguiente información:

    • Tipo de Inmueble: Puedes seleccionar entre Adosado, Parking, Apartamento, Finca, Local, Parcela y Trasero
    • Descripción: Describe tu propiedad
    • m2 construidos: Los metros cuadrados construídos de la propiedad
    • m2 de terraza: El tamaño de la terraza (si es aplicable)
    • m2 de parcela: El tamaño de parcela donde la propiedad está ubicada (si procede)
    • Dormitorios: Número de dormitorios que posee la propiedad
    • Baños: Número de baños que posee la propiedad
    • Orientación: Indica si la orientación es norte, sur, este u oeste.
    • Estado: Indica si el estado de la propiedad es malo, bueno, muy bueno, excelente o a estrenar.
    • Año de construcción: Define el año de construcción de la propiedad
    • Amueblado:  Define si la propiedad está amueblada o no
      • Características de la propiedad: Terraza, doble acristalamiento, baño en suite, vistas, trastero, cocina totalmente equipada, garaje, jacuzzi, ascensor, sauna, recepción 24 horas, bañera, aire acondicionado, calefacción central, piscina privada, jardín privado, sistema de alarma, trastero.
      • Servicios:Piscina, aparcamiento, escuela cercana, tiendas cercanas, marina, seguridad, jardines comunes y gimnasio.
      • Servicios locales: Golf, playa, costa, senderismo, equitación, pista de tenis y pista de paddle.Características: Utiliza esta sección para añadir o suprimir las características de la vivienda.

    Una vez terminado, avanza a la pantalla siguiente o vuelve atrás si lo deseas usando los botones inferiores.

    Paso 3 – Añadir imágenes o video

    En el tercer paso podrás añadir archivos multimedia a tu descripción, como imágenes o videos.

    • Imagen principal: Haz click en el botón “Subir imagen principal” para añadir una imagen a la propiedad
    • Imágenes adicionales: Añade imágenes adicionales a tu descripción.
    • YouTube: Si tienes un video de tu vivienda en YouTube, copia y pega el enlace para que esté disponible en el portal.

    Avanza al paso 4 o vuelve atrás si lo deseas utlizando los botones inferiores.

    Paso 4 – Información de contacto

    En esta página podrás seleccionar la información de contacto que acompañará a tu propiedad en la página de descripción. Puedes mostrar u ocultar esta información a tu elección.

    En el caso de que la venta de tu propiedad esté siendo gestionada por un agente, haz click en la opción “Añadir información de los agentes” y aparecerá un formulario donde podrás insertar estos datos (nombre, teléfono, Nº de móvil y dirección de correo electrónico).

    Avanza al paso 5 o vuelve atrás si lo deseas usando los botones inferiores.

    Paso 5 – Vista previa

    En esta página podrás ver una vista previa de tu propiedad tal y como será mostrada en la web.

    Si estás contento con los resultados, haz click sobre el botón “Guardar” y tu propiedad ya estará disponible en el mercado, o haz click en “Atrás” y vuelve sobre tus pasos para realizar modificaciones.

    Paso 6 – Notificaciones SMS

    Ahora que tu propiedad está en el mercado, ¿por qué no asegurarte de no perder compradores o inquilinos potenciales? En este último paso podrás solicitar el envío de un mensaje SMS a tu móvil en el caso de que alguna persona quiera contactarte en referencia a tu propiedad. Selecciona el plan que más te interese.

    Si no tienes créditos SMS, puedes adquirirlos usando PayPal o tu tarjeta de crédito.

    Ya has acabado. Para ver tu propiedad haz click en “Mi lista de propiedades” en “El Mercado”.

  • Mi lista de propiedades

    En El mercado encontrarás una página con dos opciones diferentes, “Mi lista de propiedades” y “Mis artículos a la venta”. Bajo estos botones verás una sección con “Propiedades destacadas” (con una invitación para que añadas tu propiedad al sistema). También encontrarás una lista de artículos de segunda mano a la venta y un botón para ver todos los artículos.

    Esta sección es también accesible através del panel de Herramientas a la izquierda en la parte superior (Haz click en “Menú de usuario”, selecciona la pestaña de “Mi cuenta” y seguidamente presiona sobre el icono de “Mi propiedad”) o accede mediante el menú superior: Propietario > Mi propiedad.

    Aquí podras ver las propiedades que tienes en el sistema actualmente. La lista te muestra el número de propiedad, una imagen y una pequeña descripción. También encontrarás un botón de “Atrás”, que te redireccionará a la página principal de “El Mercado”.

    Si tu propiedad se encuentra a la venta se mostrarán dos botones:

    • Retirar del mercado: Elimina tu propiedad de “El Mercado”.
    • Editar: Te permite editar los detalles de la propiedad.

     

    En el caso de que tu propiedad no esté en venta, encontrarás el botón de”Anunciar propiedad” junta a la imagen. Para poner tu propiedad en el mercado, haz click en el botón y sigue los seis pasos siguientes.

  • Presupuestos de la comunidad

    Haz click en Panel  > Presupuesto de la comunidad. Haz click en “Nuevo Presupuesto” en la esquina superior derecha para crear un presupuesto.

    Primeramente deberás definir el concepto. Inserta la descripción del presupuesto. El concepto más frecuente corresponde al presupuesto del año fiscal, por ejemplo “Cuotas comunitarias 2011” o también podríamos poner “Cuotas comunitarias Mar 2010 a Feb 2011”. Podría tratarse de un gasto extraordinario, como “Reparación del ascensor 2011”. Inserta aquí el concepto para que los usuarios tengan una referencia.

    Si la comunidad únicamente está formada por viviendas y no contiene gastos extras para locales (tiendas o negocios comerciales), parking o trasteros, todo lo que tienes que hacer es escribir la suma total en Presupuesto – Propiedad, dejando los demás campos vacíos. Si tienes presupuestos diferentes para cada tipo de propiedad, insértalo en los demás campos.

    FECHA DE INICIO Algunos presupuestos comunitarios comienzan cuando la construcción de la comunidad ha finalizado. Por ejemplo; una comunidad cuya construcción terminó el 2 de Agosto de 2001 y apartir de esa fecha la administración cambió de manos, pondrá el 2 de Agosto (del año presente) como fecha de inicio. El sistema calculará automáticamente las cuotas desde esa fecha. (cada año deberás añadir un presupuesto correspondiente al año fiscal).

    FRECUENCIA Define en cuántas cuotas se realizará el pago. Las cuotas pueden dividirse en: anual, semestral, cada cuatro meses, trimestral, bimestral o mensual. Por ejemplo, si el comienzo del pago es el día 6 de Julio de 2011, el pago se calculará hasta la terminación derl mismo el 5 de Julio de 2012.

    Una vez añadido el prespupuesto, el sistema lo presentará en pantalla. Mostrará la fecha en que el presupuesto fue realizado, la frecuencia de las cuotas y el total del presupuesto,

    En el ejemplo que se muestra a continuación, el presupuesto total es de 100,077,09 € y la frecuencia es de 4 pagos, uno cada tres meses. El total es dividido entre cuatro y como resultado obtendremos el total de cada cuota.

    Puedes editar y borrar un presupuesto de manera sencilla. Encontrarás los botones correspondientes abajo a la derecha

    Una vez añadido el presupuesto, puedes ver como se distribuirán los pagos haciendo click en “Ver Datos”. Bajo el epígrafe “Pagos” verás el presupuesto dividido con la frecuencia seleccionada. Para cada una de las fechas de pago, tendrás un botón llamado “Lista detallada”, donde podrás ver un documento detallado con los detalles del pago de cada propietario

    RECORDATORIO:  El módulo “Presupuesto de la comunidad” te permite ver las cuotas por cada propietario. No representa ningún pago efectuado ni tampoco es un historial de pagos.

    Añadir descuento. Una comunidad puede aplicar varios tipos de descuentos. Haz click en “Añadir descuento” . Simplemente define el período donde el descuento será aplicable, y el cálculo de la cuota se realizará automáticamente.

    También puedes añadir cantidades totales, en vez de calcular los descuentos en porcentajes. Por ejemplo, una comunidad puede ofrecer un descuento a aquellos vecinos que hallan decidido recibir sus comunicados por correo electrónico. La fecha del descuento y la fecha de la cuota serían la misma (quizás debas insertar el descuento para cada una de las mensualidades). Inserta un concepto para el descuento y después inserta la cantidad. Puedes añadir tantos descuentos como desees.

  • Lista de deudores

    Desde Comunidad, en el menú, tienes acceso a la sección Lista de deudores. Las deudas son calculadas automáticamente para cada una de las propiedades. La lista muestra el número de la propiedad, el propietario de la misma y el importe a deber. También podrás ver la fecha de la última actualización de las cuentas.

    Todos los miembros del comité y aquellos usuarios con acceso a las cuotas comunitarias podrán ver dos iconos adicionales.

    • “Exportar resumen”  Esta función te facilitará un archivo CSV con la lista de deudores.

    NOTA: El archivo CSV te permite reorganizar los datos y exponerlos en un orden diferente.

    • “Exportar la lista detallada” La lista detallada muestra los movimientos detallados de todos los deudores.
  • Si tienes mu00e1s preguntas, que no hemos respondio aqui, puedes mandarnos tu consulta y au00f1adimos la explicaciu00f3n a esta pu00e1gina.u00a0