¿Como funciona OCM?

Para aprender más sobre nuestras web comunitarias, visita nuestros tutoriales:

Es muy fácil registrar tu comunidad de vecionos y disfrutarla en muy poco tiempo!

 

Como usar OCM

  • Poder de voto

    Para realizar una delegación de voto, primeramente debe existir en el sistema una reunión de la comunidad programada. Obviamente la delegación de voto puede activarse únicamente para reuniones futuras, no pasadas. Así que primeramente, comprueba en la sección de Reuniones de la Comunidad que exista una junta planificada.

    Una vez comprobado,accede a la Delegación de voto vía Menú de usuario > Comunidad > Poder de voto.

    Encontrarás tres secciones principales:

  • Notificar al representante

    Una vez completada la segunda parte del formulario, ya puedes enviarlo. Se registrará la delegación de voto y tanto el presidente de la comunidad como el administrador podrán imprimirlo y llevarlo a la próxima reunión de la comunidad. Aun así, puede que la persona que te represente en la futura reunión no esté al tanto o no pueda acudir. Esta tercera sección te permitirá mandar un correo electrónico a tu representante para comunicarle tu intención de delegarle tu voto.

    Tu correo electrónico: Esta dirección se importa automáticamente desde tu perfil. Tu representante recibirá el aviso con este correo como remitente.

    Correo electrónico de tu representante: Escribe la dirección de correo electrónico de la persona que va a representarte

    Traducción de la notificación: Esta herramienta puede resultar muy útil si la persona que te representa no habla tu idioma. El sistema generará una traducción automática y enviará el correo en el idoma especificado.

    Una vez que hallas enviado el formulario, podrás ver la delegación de voto creada en la parte superior de la pantalla. Puedes editarlo o borrarlo si lo deseas.

    NOTA: A pesar de que puedas delegar tu voto el mismo día o incluso minutos antes de la reunión, el presidente o administrator pueden no estar al tanto de tu delegación de voto. Es aconsejable seguir estos pasos al menos un día antes de la junta.

  • Formulario de delegación de voto

    Ley: La primera parte define el artículo de la Ley de Propiedad Horizontal, donde se te autoriza a mandar un representante a la reunión especificada, para que vote en los temas que se traten.

    Propietario: Tu nombre aparecerá en el formulario como propietario de la vivienda por la que asignas tu poder de voto.

    Comunidad: El nombre de la comunidad donde está situada la vivienda.

    Autorizo a: Escribe aquí el nombre de la persona a la que autorizas que te represente. Recuerda escribir su nombre completo, ya que existe la posibilidad de que se le solicite algún documento de identificación.

    Represente en: Normalmente aquí encontrarás una única reunión o junta, pero cabe la posibilidad de que aparezcan más en la lista desplegable.

    Número de propiedad: Puede que poseas más de una vivienda en la comunidad. Aquí podrás seleccionar la propiedad por la que se te representa

    NOTA IMPORTANTE: Si posees más de una propiedad y deseas que la persona autorizada te represente en todas tus propiedades, deberás repetir todo el proceso para cada una de ellas.

    Ya has completado la primera parte del formulario.

  • Lista de delegación de voto

    La ilustración muestra la parte superior de esta sección. Cada vez que delegas tu poder voto, se añade a la lista para futuras referencias. En la lista podrás ver la fecha de la reunión y el nombre del representante elegido. Si aún no has delegado ningún poder de voto, esta lista obviamente aparecerá vacía.

    Reuniones de la comunidad: Lista de las reuniones donde has delegado tu voto.

    Propiedad: Tu vivienda por la que has cedido tu voto en esa reunión en particular.

    Fecha: La fecha en la que enviaste la delegación de voto.

    Nombre de representante: El nombre de la persona que has elegido para que te represente en la junta.

  • Gestión de propiedades

  • Gestión de propiedades

    Para utilizar tu web comunitaria adecuadamente, hay que insertar las viviendas en el sistema antes de asignarlas un usuario. Para acceder a la “Gestión de propiedades”, utiliza el menú de Herramientas arriba a la izquierda, haciendo click sobre la opción “Gestión de propiedades” en el “Panel de Control”, o accede usando el menú superior: Panel de control> Gestión de propiedades.

    Una vez dentro de “Gestión de propiedades”, verás un indicador con el total de propiedades, especificando el número de viviendas que ya están el sistema (si las hubiere) y el número de propiedades que aún no han sido insertadas. El número total de propiedades fue definido a la hora de registrar la web de la comunidad. También encontrarás dos botones (“Agregar propiedad” y “Referencias de propiedades”) y un buscador. A continuación, verás una lista de las propiedades. mostrando la identificación, el propietario o arrendador y dos botones que te permitirán editar y borrar la propiedad respectivamente.

    Añadir / Editar Propiedad

    Al hacer click sobre el botón de agregar o editar propiedad, aparecerá un formulario con los siguientes campos:

    • Tipo: Selecciona el tipo de propiedad en el menú desplegable: Adosado, Aparcamiento, Apartamento, Finca, Local, Parcela, Trastero o Villa.
    • Identifica la propiedad: Define el número, bloque, escalera, puerta y planta.
    • Coef: El coeficiente de la propiedad
    • Ref: El código de referencia designado por el admistrador

    Una vez acabado, haz click sobre el botón “Guardar” para insertar la propiedad.

    Volverás a la pantalla del listado, incluyendo la nueva propiedad. En la nueva fila creada, verás un símbolo más (+) en la columna “Propietario” y en la columna “Inquilino”. Para definir al usuario como propietario o inquilino, haz click sobre el símbolo y selecciona su nombre en la lista.

    Referencias de propiedades

    Al presionar sobre “Referencias de propiedades” verás una versión simplificada del formulario “Editar”, mostrando únicamente:

    • Datos de la propiedad: para identificarla con facilidad (campo no editable)
    • Coef: inserta el coeficiente de la propiedad (formato 0.0000)
    • Referencia: campo opcional que suele definir la referencia asignada por el administrador.

    Una vez terminado el proceso, haz click sobre el botón “Guardar”.

    Buscador

    Usando el buscador podrás encontrar fácilmente una propiedad, propietario o inquilino que aparezca en la lista.

  • Enviar un boletín

    Una de las funciones más importantes incorporadas en OCM, es el módulo de envío de “Boletines de Noticias”. La mayoría de los usuarios están demasiado ocupados con sus problemas diarios y su trabajo. No todos pueden permitirse el lujo de entrar en el sistema para revisar o discutir las tareas.

    La mejor manera de mantener a los vecinos informados es utilizando el Boletín de noticias.

    Es sencillo, y enviará a todos los usuarios un correo electrónico informándolos de las novedades.

  • Guía de envío de boletín paso a paso

    Selecciona los destinatarios Puedes seleccionar quién va  ha recibir el boletín. Los grupos disponilbles son los siguientes; Propietarios, Comité, Inquilinos, Administrador, Presidente, Vicepresidente y webmaster.

    Certificado. Si quieres saber quién ha recibido el boletín, haz clic sobre esta casilla. Independientemente, recibirás un correo confirmándote quién ha recibido el correo y quién tiene problemas por no haber definido su dirección de correo electrónico,

    Asunto. Inserta aquí el asunto del mensaje. Nuestro sistema de traducción traducirá el asunto si es necesario. También tendrás la opción de cambiar la traducción si no estás satisfecho con ella.

    Mensaje Inserta aquí el texto del boletín. Procura respetar las normas ortográficas y gramaticales. Si vas a necesitar el sistema de traducción, asegúrate de usar frases breves y concisas. Las frases largas y complejas pueden ser problemáticas para el sistema automático.

    Traducir el boletín

    Cuando pulses sobre “Siguiente”, la traducción puede tardar en realizarse entre 20 segundos y un minuto. Seguidamente, verás el boletín traducido en un sistema de pestañas. Haz clic sobre cada pestaña para corregir el texto en el caso de que sea necesario. Es recomendable revisar todas las pestañas, a pesar de no conocer el idioma.

    Debido a posibles errores del servidor, es posible que algunas traducciones estén incompletas. Si es así, repita la acción otra vez. En ese caso, no dude informarnos enviando un correo a  [email protected].

    Enviar el boletín

    Una vez que el proceso de traducción halla acabado, puedes añadir un archivo adjunto al boletín. Actualmente, el tamaño máximo del archivo de envío es de 15 MB.

    Comprueba el boletín y haz clic en ENVIAR

    Una vez enviado el boletín, recibirás un correo informándote de los usuarios a los que se ha enviado el correo, así como los vecinos que solicitaron recibir los boletines y notificaciones por correo ordinario o  que no poseen una cuenta de correo.

    Registro de boletines

    Los boletines no se envían directamente a la dirección del correo del usuario. En vez de ello, se envía un correo informándoles de que tienen que acceder a la bandeja de entrada del sistema para leer el boletín. Con este sistema, podrás comprobar qué usuarios han entrado y leído el mensaje. Todos los boletines aparecen marcados en la lista con el icono  .  Haz clic sobre el mismo y podrás comprobar el nombre de los usuarios que han entrado en el sistema para leer el boletín.

    Historia

    Todos los boletines enviados son accesibles a los usuarios en cualquier momento accediendo a Menú> Propietario. Los boletines que han sdo enviados sin certificado pordrán ser borrados. Por el contrario, si han sido enviados con certificado verás un icono junto a ellos y será imposible eliminarlos.

    Los boletines están agrupados por años y pueden visualizarse. Puedes enviar una copia de un boletín a tu correo o a cualquier otra dirección de correo electrónico.

  • El mercado

    Originalmente, existía una sección donde podías promocionar tu propiedad (“Mi propiedad”) y otra donde promocionar artículos de segunda mano (Bazaar). Actualmente tienes a tu disposición una sección para ambos casos: El Mercado. Desde aquí podrás poner tu propiedad a la venta así como artículos de segunda mano en general.

    Nota: La sección de venta / alquiler puede no estar disponible en todas las comunidades.

    Puedes acceder a esta sección desde el Menú rápido a la izquierda, haciendo click sobre “Compra / Alquiler / Venta – Visita el mercado”

  • Anuncia tu propiedad

    Paso 1

    Primeramente deberás definir si la propiedad está en venta o alquiler, así como otras opciones básicas.

    • Se vende: Encontrarás una casilla para poner tu propiedad en venta. Una vez activada, deberás insertar el precio de la propiedad en Euros (no uses puntos o comas)
    • Se alquila: Podrás seleccionar si deseas alquilar tu propiedad o una habitación. Si activas cualquiera de estas casillas tendrás que rellenar la información que definimos a continuación:
      • Precio de alquiler para larga temporada en euros (por favor, no uses decimales o comas).
      • Periodos de alquiler por semana o mes y precio en euros (por favor, no uses decimales o comas).
        • Haz click en el símbolo + para añadir más períodos.
        • Puedes eliminar periodos ya creados haciendo click sobre el icono de eliminar
    • Opciones: Podrás seleccionar opciones básicas e insertar información adicional.
      • Referencias requeridas (S/N)
      • Permitido fumar (S/N)
      • Animales autorizados (S/N)
      • Notas

    Pasemos al siguiente apartado.

    Paso 2 – Descripción de la propiedad

    En este apartado aparece el nombre de la comunidad donde la propiedad está ubicada y podrás insertar la siguiente información:

    • Tipo de Inmueble: Puedes seleccionar entre Adosado, Parking, Apartamento, Finca, Local, Parcela y Trasero
    • Descripción: Describe tu propiedad
    • m2 construidos: Los metros cuadrados construídos de la propiedad
    • m2 de terraza: El tamaño de la terraza (si es aplicable)
    • m2 de parcela: El tamaño de parcela donde la propiedad está ubicada (si procede)
    • Dormitorios: Número de dormitorios que posee la propiedad
    • Baños: Número de baños que posee la propiedad
    • Orientación: Indica si la orientación es norte, sur, este u oeste.
    • Estado: Indica si el estado de la propiedad es malo, bueno, muy bueno, excelente o a estrenar.
    • Año de construcción: Define el año de construcción de la propiedad
    • Amueblado:  Define si la propiedad está amueblada o no
      • Características de la propiedad: Terraza, doble acristalamiento, baño en suite, vistas, trastero, cocina totalmente equipada, garaje, jacuzzi, ascensor, sauna, recepción 24 horas, bañera, aire acondicionado, calefacción central, piscina privada, jardín privado, sistema de alarma, trastero.
      • Servicios:Piscina, aparcamiento, escuela cercana, tiendas cercanas, marina, seguridad, jardines comunes y gimnasio.
      • Servicios locales: Golf, playa, costa, senderismo, equitación, pista de tenis y pista de paddle.Características: Utiliza esta sección para añadir o suprimir las características de la vivienda.

    Una vez terminado, avanza a la pantalla siguiente o vuelve atrás si lo deseas usando los botones inferiores.

    Paso 3 – Añadir imágenes o video

    En el tercer paso podrás añadir archivos multimedia a tu descripción, como imágenes o videos.

    • Imagen principal: Haz click en el botón “Subir imagen principal” para añadir una imagen a la propiedad
    • Imágenes adicionales: Añade imágenes adicionales a tu descripción.
    • YouTube: Si tienes un video de tu vivienda en YouTube, copia y pega el enlace para que esté disponible en el portal.

    Avanza al paso 4 o vuelve atrás si lo deseas utlizando los botones inferiores.

    Paso 4 – Información de contacto

    En esta página podrás seleccionar la información de contacto que acompañará a tu propiedad en la página de descripción. Puedes mostrar u ocultar esta información a tu elección.

    En el caso de que la venta de tu propiedad esté siendo gestionada por un agente, haz click en la opción “Añadir información de los agentes” y aparecerá un formulario donde podrás insertar estos datos (nombre, teléfono, Nº de móvil y dirección de correo electrónico).

    Avanza al paso 5 o vuelve atrás si lo deseas usando los botones inferiores.

    Paso 5 – Vista previa

    En esta página podrás ver una vista previa de tu propiedad tal y como será mostrada en la web.

    Si estás contento con los resultados, haz click sobre el botón “Guardar” y tu propiedad ya estará disponible en el mercado, o haz click en “Atrás” y vuelve sobre tus pasos para realizar modificaciones.

    Paso 6 – Notificaciones SMS

    Ahora que tu propiedad está en el mercado, ¿por qué no asegurarte de no perder compradores o inquilinos potenciales? En este último paso podrás solicitar el envío de un mensaje SMS a tu móvil en el caso de que alguna persona quiera contactarte en referencia a tu propiedad. Selecciona el plan que más te interese.

    Si no tienes créditos SMS, puedes adquirirlos usando PayPal o tu tarjeta de crédito.

    Ya has acabado. Para ver tu propiedad haz click en “Mi lista de propiedades” en “El Mercado”.

  • Mi lista de propiedades

    En El mercado encontrarás una página con dos opciones diferentes, “Mi lista de propiedades” y “Mis artículos a la venta”. Bajo estos botones verás una sección con “Propiedades destacadas” (con una invitación para que añadas tu propiedad al sistema). También encontrarás una lista de artículos de segunda mano a la venta y un botón para ver todos los artículos.

    Esta sección es también accesible através del panel de Herramientas a la izquierda en la parte superior (Haz click en “Menú de usuario”, selecciona la pestaña de “Mi cuenta” y seguidamente presiona sobre el icono de “Mi propiedad”) o accede mediante el menú superior: Propietario > Mi propiedad.

    Aquí podras ver las propiedades que tienes en el sistema actualmente. La lista te muestra el número de propiedad, una imagen y una pequeña descripción. También encontrarás un botón de “Atrás”, que te redireccionará a la página principal de “El Mercado”.

    Si tu propiedad se encuentra a la venta se mostrarán dos botones:

    • Retirar del mercado: Elimina tu propiedad de “El Mercado”.
    • Editar: Te permite editar los detalles de la propiedad.

     

    En el caso de que tu propiedad no esté en venta, encontrarás el botón de”Anunciar propiedad” junta a la imagen. Para poner tu propiedad en el mercado, haz click en el botón y sigue los seis pasos siguientes.

  • Cuotas y presupuestos de la comunidad

    Las Cuotas de Comunidad y el Presupuesto de la Comunidad están disponibles en el Panel de control. Estos módulos están disponibles únicamente para los miembros del comité y para usuarios con privilegios. Estas herramientas permiten al Presidente, Webmaster o Administrador, informar a los propietarios de sus cuotas comunitarias, o darles un balance completo.

    Antes de empezar, es importante que entiendas la diferencia entre ambos módulos, ya que no deben confundirse.

    Cuotas de la comunidad.

    Esta herramienta muestra los detalles de los movimientos de las cuotas comunitarias y de los pagos. El sistema realiza un cálculo de la diferencia entre las cuotas y pagos, disponible en el menú superior “Comunidad” bajo el nombre de “Lista de deudores”. Este módulo es particularmente útil en el caso de que la comunidad no tenga un administrador o si el administrador nos facilita un archivo en formato CSV, el cual podríamos subir al sistema. Con este módulo el Presidente o Webmaster puede insertar los recibos inpagados y ver los movimientos de cada propietario de forma detallada.

    Presupuesto de la comunidad.

    Este módulo permite a cada comunidad especificar el presupuesto anual o mensual. También te permite mostrar la asiduidad de los pagos y los posibles descuentos o recargos para cuotas pagadas fuera de fecha. La información insertada en este módulo está disponible para los usuarios en el menú “Mis cuotas & cuentas” bajo la pestaña “Futuras cuotas”. Esta pestaña informa a los usuarios sobre cuándo y cuánto deben pagar en su próxima cuota, y los descuentos aplicables en caso de realizar el pago antes de tiempo o el recargo en el caso de pagarlo fuera de la fecha límite.

  • Presupuestos de la comunidad

    Haz click en Panel  > Presupuesto de la comunidad. Haz click en “Nuevo Presupuesto” en la esquina superior derecha para crear un presupuesto.

    Primeramente deberás definir el concepto. Inserta la descripción del presupuesto. El concepto más frecuente corresponde al presupuesto del año fiscal, por ejemplo “Cuotas comunitarias 2011” o también podríamos poner “Cuotas comunitarias Mar 2010 a Feb 2011”. Podría tratarse de un gasto extraordinario, como “Reparación del ascensor 2011”. Inserta aquí el concepto para que los usuarios tengan una referencia.

    Si la comunidad únicamente está formada por viviendas y no contiene gastos extras para locales (tiendas o negocios comerciales), parking o trasteros, todo lo que tienes que hacer es escribir la suma total en Presupuesto – Propiedad, dejando los demás campos vacíos. Si tienes presupuestos diferentes para cada tipo de propiedad, insértalo en los demás campos.

    FECHA DE INICIO Algunos presupuestos comunitarios comienzan cuando la construcción de la comunidad ha finalizado. Por ejemplo; una comunidad cuya construcción terminó el 2 de Agosto de 2001 y apartir de esa fecha la administración cambió de manos, pondrá el 2 de Agosto (del año presente) como fecha de inicio. El sistema calculará automáticamente las cuotas desde esa fecha. (cada año deberás añadir un presupuesto correspondiente al año fiscal).

    FRECUENCIA Define en cuántas cuotas se realizará el pago. Las cuotas pueden dividirse en: anual, semestral, cada cuatro meses, trimestral, bimestral o mensual. Por ejemplo, si el comienzo del pago es el día 6 de Julio de 2011, el pago se calculará hasta la terminación derl mismo el 5 de Julio de 2012.

    Una vez añadido el prespupuesto, el sistema lo presentará en pantalla. Mostrará la fecha en que el presupuesto fue realizado, la frecuencia de las cuotas y el total del presupuesto,

    En el ejemplo que se muestra a continuación, el presupuesto total es de 100,077,09 € y la frecuencia es de 4 pagos, uno cada tres meses. El total es dividido entre cuatro y como resultado obtendremos el total de cada cuota.

    Puedes editar y borrar un presupuesto de manera sencilla. Encontrarás los botones correspondientes abajo a la derecha

    Una vez añadido el presupuesto, puedes ver como se distribuirán los pagos haciendo click en “Ver Datos”. Bajo el epígrafe “Pagos” verás el presupuesto dividido con la frecuencia seleccionada. Para cada una de las fechas de pago, tendrás un botón llamado “Lista detallada”, donde podrás ver un documento detallado con los detalles del pago de cada propietario

    RECORDATORIO:  El módulo “Presupuesto de la comunidad” te permite ver las cuotas por cada propietario. No representa ningún pago efectuado ni tampoco es un historial de pagos.

    Añadir descuento. Una comunidad puede aplicar varios tipos de descuentos. Haz click en “Añadir descuento” . Simplemente define el período donde el descuento será aplicable, y el cálculo de la cuota se realizará automáticamente.

    También puedes añadir cantidades totales, en vez de calcular los descuentos en porcentajes. Por ejemplo, una comunidad puede ofrecer un descuento a aquellos vecinos que hallan decidido recibir sus comunicados por correo electrónico. La fecha del descuento y la fecha de la cuota serían la misma (quizás debas insertar el descuento para cada una de las mensualidades). Inserta un concepto para el descuento y después inserta la cantidad. Puedes añadir tantos descuentos como desees.

  • Lista de deudores

    Desde Comunidad, en el menú, tienes acceso a la sección Lista de deudores. Las deudas son calculadas automáticamente para cada una de las propiedades. La lista muestra el número de la propiedad, el propietario de la misma y el importe a deber. También podrás ver la fecha de la última actualización de las cuentas.

    Todos los miembros del comité y aquellos usuarios con acceso a las cuotas comunitarias podrán ver dos iconos adicionales.

    • “Exportar resumen”  Esta función te facilitará un archivo CSV con la lista de deudores.

    NOTA: El archivo CSV te permite reorganizar los datos y exponerlos en un orden diferente.

    • “Exportar la lista detallada” La lista detallada muestra los movimientos detallados de todos los deudores.

  • Historia

    Esta sección muestra una lista de todos los archivos que han sido subidos, ordenados por fecha. Así mismo muestra quién subió los archivos.

    Siempre puedes descargar una copia de cada uno de los archivos para futuras refencias o revisiones. Si has subido un archivo con errores y deseas eliminalo, utiliza el botón “Eliminar” abajo a la izquierda.

    NOTA: Nunca deberías eliminar archivos a menos de que exista un error de actualización. Una vez borrado el archivo, toda la información relevante también será eliminada de la tabla de cuotas, y la información mostrada en la lista de deudores puede variar.

    Si decides presionar sobre el botón de “Eliminar”, aparecerá un mensaje advirtiéndote de que todos los datos de las cuotas de la propiedad asociada se eliminarán del sistema. Selecciona la fila que contenga el archivo que desees borrar y vuelve a confirmar la orden.

    Una vez eliminado el archivo del historial, permanecerá en la base de datos, pero mostrará el archivo como borrado con la palabra “eliminado” en gris. Si has borrado el archivo accidentalmente, siempre puedes hacer click en “Descargar”, donde podrás recuperar el archivo. Descárgalo, guarda y sube el archivo y todos los movimientos de la hoja de cálculo serán restaurados.

    Ya has actualizado todas las cuotas de todos los propietarios y todas las viviendas con éxito. Si tienes una cuenta con una propiedad asociada (cualquiera de ellas exceptuando las cuentas de webmaster o inquilino), podrás ver el historial de movimientos visitando “Mis cuotas & cuentas” en el menú rápido.

  • Importar CSV

    Con este módulo podrás actualizar con facilidad las cuotas que muestren cantidades diferentes, varíen en fechas o asuntos, o que estén basadas en el coeficiente de la propiedad.

    Para utilizar este módulo en todo su potencial, deberías visitar la sección de coeficientes de propiedades. Si ya has insertado los coeficientes para cada una de las propiedades, puedes utilizar una hoja de cálculo CSV que te facilitará el cálculo de las cantidades.

    Para empezar, es recomendable que descarges la plantilla cada vez que uses este sistema. Así te aseguras de que la plantilla esté actualizada.

    Nota: Puedes abrir y modificar un archivo CSV desde cualquier programa de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Open Office. Es importante destacar que el archivo deberá ser guardado en formato CSV para evitar los problemas de compatibilidad.

    Paso 1
    Descarga la plantilla de la hoja de cálculo. Empieza haciendo click sobre el icono de descargas. Te facilitará un archivo con una lista de todos los propietarios y sus números de referencia. Puedes guardar este archivo para trabajar con él en un futuro o abrirlo directamente desde la web.

    Paso 2
    Añade los datos a la hoja de cálculo. La primera línea es la cabecera, y describe los datos para cada campo, mostrando dos ejemplos. No necesitas borrar las primeras 5 líneas, (la cabecera y los ejemplos). Tampoco debes borrar las primeras 8 columnas, de la A a la H. Todas las columnas posteriores serán ignoradas en el proceso de importación.

    Hay un total de 8 columnas en la hoja de cálculo:

    Propietario
    Referencia
    Propiedad
    Coeficiente
    Fecha
    Asunto
    Cuotas
    Pagos

    Propietario:
    Aquí se muestra el nombre del propietario. Esta información es únicamente referencial para que puedas identificar la propiedad adecuadamente. Los cambios en estas celdas no tienen efecto sobre la información importada.

    Referencia:
    < Este campo es la referencia interna en nuestra base de datos, e identifica la propiedad en el sistema OCM. Esta referencia NO DEBE SER MODIFICADA, ya que es la que identifica a un propietario con su vivienda. NOTA: Este campo no debe ser modificado.

    Propiedad:
    Este campo es informativo y te permite identificar la propiedad. Los cambios en estas celdas no tienen efecto sobre la información importada.

    Coeficiente:
    Este campo muestra el coeficiente para cada una de las propiedades. Estos datos se mostrarán en la hoja de cálculo si previamente han sido insertados en la sección “Gestión de propiedades” en el Panel de Control. Esta columna te permite efectuar cálculos rápidamente basados en fórmulas insertadas en la hoja de cálculo. Siempre puedes variar los coeficientes tras descargar la hoja de cálculo. Usando esta columna podrás realizar el cálculo de los pagos basado en los coeficientes.

    Fecha:
    Este es la primera celda que requiere tu participación. El campo identifica la fecha de transacción para la cuota o pago que estés insertando.

    NOTA: la fecha deberá ser insertada en formato DD/MM/AAAA y separada por /. Por ejemplo, el 21 de enero de 2011 sería 21/01/2011.

    Asunto:
    En esta celda puedes insertar la descripción de los pagos. Por favor, utiliza carácteres alfanuméricos y evita las comillas u otros carácteres especiales.

    NOTA: NO uses la coma “,” en esta celda bajo ninguna circunstancia.

    Cuotas:
    Esta celda es para todos los pagos pendientes o, básicamente, para el deber. Las cantidades deben ser insertadas en formato XXXX.XX, donde el punto es la separación decimal y la coma no se utiliza. Para un valor como 1.000,00 el formato correcto sería 1000.00

    Pagos:
    Inserta aquí todos los pagos realizados, (haber). Las cantidades deben ser insertadas en formato XXXX.XX, donde el punto es la separación decimal y la coma no se utiliza. Para un valor como 1.000,00 el formato correcto sería 1000.00

    FALTA INFO NO SE VE EN LA PAGINA ANTIGUA

  • Cuotas de la comunidad


    Haz click sobre Panel de Control  >  Cuotas de comunidad.  Si es la primera vez que utilizas este sistema, verás una ventana similar a la que mostramos. Este módulo puede utilizarse para ver las cuotas actuales y los movimientos por cada usuario independientemente.

    Verás que esta sección está dividida en cuatro partes:

    • Añadir Cuotas / Pagos.  Este módulo te permite añadir una cuota o pago a todas las propiedades al mismo tiempo.
    • Gestionar cuotas online. Este módulo te permite realizar cambios en las cuotas usando una tabla. Todos los cambios son irreversibles.
    • Importar CSV. Trabaja desde una hoja de cálculo o impórtala al sistema con esta opción. De este modo, podrás revisar tu trabajo antes de ponerlo online en la web.
    • Historia. Esta sección te permite ver el historial de archivo importados. Desde aquí puedes borrar los archivos históricos.

  • Gestionar cuotas online

    El administrador de cuotas es básicamente una hoja de cálculo. Para utilizar este módulo sólo tienes que ir a “Gestionar cuotas online”. Es importante destacar que algunas versiones de Internet Explorer presentan dificultades si existen muchos datos en la tabla. Recomendamos la instalación de Google Chrome o Firefox si tienes problemas de rendimiento.

    La cuotas están divididas por año, facilitando al usuario el manejo de datos. Las cuotas siempre corresponden a una propiedad y adjuntan la fecha, el asunto, el importe de la cuota y los pagos.

    NOTA: Las modificaciones que realices serán efectivas inmediatamente.

    Puedes utilizar esta página para realizar correcciones y modificaciones, o para añadir otras cuotas. Para ello, baja hasta el final de la página y presiona sobre el símbolo (+).

    Una vez añadida una nueva línea, deberás seleccionar la propiedad. Para ello, haz doble click sobre la celda. Aparecerá un menú donde podrás elegir la propiedad. Igualmente, si haces doble click sobre la celda de fecha, asunto, cuotas y pagos, podrás insertar los datos correspondientes.

    En el caso de que una de las filas sea incorrecta y desees eliminarla por completo, todo lo que tienes que hacer es desplazar el ratón sobre el número de fila, a la izquierda. Aparecerá el icono de eliminar (x). Recuerda que estás manejando datos desde la base de datos directamente, una vez borrados no podrás recuperarlos.

    Para cerrar esta pantalla, haz click en el botón de cerrar en la parte superior a la derecha.

  • Añadir cuotas y pagos

    En esta sección podrás añadir un pago recibido o pendiente. Esta acción puedes realizarla para todas las propiedades y propietarios o especificando una propiedad en particular.

    Por ejemplo, si deseas añadir un pago, asimilando que es del mismo importe para todos los usuarios, todo lo que tienes que hacer es seleccionar “Todas las propiedades” en el menú desplegable, escribir una pequeña descripción en el “Asunto” y, finalmente, insertar en el “Debe” el importe pendiente del recibo y en “Haber” la cantidad ya pagada del mismo en el caso de que existiera.

    Alternativamente, existe la posibilidad de que un vecino realice pagos independientemente. En este caso, deberíamos seguir los mismos pasos con la salvedad de que seleccionaremos la propiedad corrrespondiente en el desplegable.

    Este módulo permite aplicar fácilmente transacciones por propietario o movimientos globales.

  • Básicos del sistema

  • Acceder al sistema

    Si es la primera vez que accedes al sistema, habrás recibido una carta de bienvenida con tu nombre de usuario y contraseña por mail o de forma impresa, enviada por tu Presidente, Administrador o Webmaster.

    Encontrarás la ventana de acceso en la parte superior derecha de tu pantalla. Accede con tu nombre y contraseña. En el caso de que hallas olvidado tu contraseña, haz click sobre el link “Resetear contraseña” y sigue las instrucciones.

  • Cambiar la contraseña

    Puedes cambiar la contraseña de tres maneras diferentes:

    • Utilizando el Menú Rápido a la izquierda de tu pantalla. Haz click en “Cambiar de contraseña”
    • A través del menú Herramientas arriba a la izquierda: Haz click en “Menú de usuario”, selecciona la pestaña “Mi cuenta” y el icono “Cambiar mi contraseña”.
    • Usando el menú superior: Propietario> Cambiar de contraseña

    Encontrarás un formulario donde verás tu nombre de usuario y podrás escribir una nueva contraseña. Insértala también en el segundo campo de verificación y presiona “Guardar mi nueva contraseña”.

    Si no coinciden los dos campos, tendrás que repetir la acción.

    Una vez cambiado con éxito, aparecerá un mensaje de confirmación.

    Si has olvidado tu contraseña y necesitas cambiarla, visita “Restaurar la contraseña” en los archivos de ayuda.

  • Editar mi perfil

    Puedes editar tu perfil de tres maneras direferentes:

    • Haz click sobre “Mi perfil” en el Menú rápido a la izquierda
    • Accediendo mediante el menú de “Herramientas” arriba a la izquierda. Haz click sobre “Menú de usuario”. Después selecciona “Mi Perfil” en la pertaña “Mi cuenta”.
    • Utiliza el menú superior y accede através de Propietario> Mi Perfil.

    Esta sección está dividida en cuatro subsecciones, todas ellas fácilmente accesibles mediante las pestañas superiores:

    • Mi Perfil: Datos del usuario.
    • Emergencia: Contacto en caso de emergencia.
    • Propietario: Datos del dueño de la propiedad.
    • Notificaciones: Cómo deseas recibir las notificaciones y avisos.

    La pestaña “Emergencia” y “Propietario” no están disponibles en las viviendas de alquiler.

  • Propietario

    Desde esta página podrás ver los detalles de tu propiedad. Podrás seleccionar la opción de pagar las cuotas comunitarias por domiciliación bancaria. Si selecciones esta opción, aparecerá una ventana titulada “Editar datos bancarios”, donde puedes insertar tu número de cuenta. Una vez terminado, presiona el botón de Guardar.

    En esta pantalla también tienes a tu disposición un listado de tus propiedades e información básica de las mismas:

    • Propiedad: El número correspondiente a tu propiedad
    • Coef: El coeficiente de tu propiedad
    • Ref: Número de referencia opcional suministrado por el administrador
    • Primario: En el caso de que poseas más de una propiedad, selecciona la principal

    Toda esta información habrá sido insertada por el presidente o webmaster tras el registro de la web. Si deseas cambiar estos datos, contacta la persona encargada de la web comunitaria.

    La última casilla es para aquellos propietarios que no vivan en la urbanización. En el caso de ser marcada, aparecerá un pequeño formulario solicitando los siguientes datos:

    • Dirección complementaria (línea 1)
    • Dirección complementaria (línea 2)
    • Ciudad
    • Código Postal
    • País

    Una vez insertados los datos, presiona sobre el botón “Guardar los cambios”.

  • Emergencia

    En esta sección los usuarios pueden especificar un contacto para los casos de emergencia.

    Contacto de Emergencia: Nombre de la persona o compañía a contactar.

    Teléfono de emergencia: Número de teléfono del contacto.

    Tambien puedes autorizar al sistema para que te envíe un mensaje en caso de emergencia. Puedes recibir mensajes SMS de:

    • Nadie (seleccionado por defecto)
    • Mis vecinos (propietarios de la comunidad)
    • Miembros del comité
    • Administrador

    Para usar este sistema necesitas créditos en tu cuenta. Para comprar créditos haz click sobre el link “Comprar créditos”. Para más información, visita el archivo de ayuda “Comprar créditos”.

    Una vez hayas acabado, presiona sobre el botón “Guardar los cambios”.

  • Notificaciones

    Para configurar las notificaciones del sistema, haz click sobre la pestaña de “Notificaciones”.

    Notificaciones de la comunidad

    En esta sección puedes seleccionar si deseas recibir tus comunicados por email o por correo ordinario. Aconsejamos a nuestros usuarios la subscripción a este servicio. Recibirás el estado de tu cuenta, notificaciones, información y noticias (incluidos los cambios de términos y condiciones de la web)

    Sistema automático de avisos

    También puedes seleccionar si deseas recibir avisos del sistema.

    • Avisos de cuotas. Esta opción está solo disponible para los usuarios de la versión premium. Te avisará 1 día, 3 o 7 días antes de que la cuota expire.
    • Avisos de Juntas generales Te avisará por mail 30 días, 7 días y/o 1 día antes de la junta.

    Puedes recibir los avisos por mail o sms

    • Para recibir los avisos por email haz click en “sí”.
    • Para recibir los avisos por SMS en to móvil haz click en “sí”.

    Notificaciones SMS

    Si has decidido recibir las notificaciones por SMS a tu móvil, en este panel podrás ver el número de teléfono donde se enviarán los mismos. Puedes editar este número desde la pestaña “Mi Perfil”.

    También te informará de cuántos créditos quedan en tu cuenta, así como permitirte la opción de adquirir más creditos pulsando sobre el link “Comprar créditos”. Una vez hallas pulsado sobre el link, el sistema te dará la opción de comprar créditos usando tu tarjeta de crédito (por el sistema de Unicaja) o por PayPal. Las tarifas son las siguientes:

    • 5€  (33 Notificaciones SMS)
    • 10€  (66 Notificaciones SMS)
    • 15€  (100 Notificaciones SMS)
    • 20€  (133 Notificaciones SMS)
    • 25€  (166 Notificaciones SMS)
    • 30€  (200 Notificaciones SMS)

    También puedes revisar tu historial de SMS haciendo click en el link “Lista detallada”. Podrás ver la información siguiente:

    • Fecha: la fecha de utilización del servicio
    • Teléfono:  Muestra el número donde se ha enviado el mensaje
    • Precio: el precio del SMS recibido

    Términos y condiciones de uso

    Aquí podrás ver los términos y condiciones de uso en tres idiomas: inglés, español y alemán.

    Afirmando que deseas recibir notificaciones por correo electrónico aceptas los siguiente:

    • Dejarás de recibir información y notificaciones por correo ordinario.
    • Todas las comunicaciones que se realicen electrónicamente serán consideradas tan válidas como las enviadas por correo impreso.
    • Tendrás la responsabilidad de acceder a la web con regularidad para comprobar tus notificaciones y mantener tu información actualizada

    Puedes cancelar esta subscripción online en todo momento, y solicitar el envío de todos los comunicados por correo ordinario. Las comunicaciones enviadad por correo electrónico o SMS no estarán necesariamente encriptadas.

  • Si tienes más preguntas, que no hemos respondio aqui, puedes mandarnos tu consulta y añadimos la explicación a esta página.