Un administrador de fincas debe, además de ser eficiente en sus gestiones, saber comunicarlas con eficacia a todos los propietarios de los edificios que tiene en su cartera. Desde hace unos años, la gran mayoría de personas estamos acostumbrados a recibir noticias y estar continuamente conectados y las comunidades de vecinos no son una excepción.

Una comunidad de vecinos se debe actualizar y modernizar poco a poco, tanto en la manera de realizar las gestiones como en su comunicación ya que son muchas las ventajas. Y en esto, es el administrador de fincas el principal responsable ya que es quien pone en marcha la plataforma de gestión de comunidades de vecinos online donde se introducen todas las notificaciones sobre pagos, recibos, reuniones de vecinos, actas de las mismas, etc.

Además, un administrador de fincas tiene al alcance de su mano, otras técnicas de comunicación online:

  1. Whatsapp. Es la más eficiente por ser la herramienta de mensajería más utilizada y por ser instantánea. Sin embargo, un administrador de fincasdebe saber utilizarla correctamente, es decir, si crea un grupo de whatsapp con los vecinosdebe dosificar los mensajes, saber cuál es la mejor hora para enviarlos, etc. Si no lo hace así, puede conseguir el efecto contrario y hacer que los vecinos no lean los mensajes por aburrimiento.
  2. Mails.Cuando los mensajes de whatsapp requieren una repuesta por parte del administrador de fincas con documentación adjunta, la mejor opción es utilizar un mail donde poder enviarlos.
  3. Fax. Aunque pensemos que es un medio en desuso, muchos vecinos prefieren utilizar el fax para enviar documentación porque lo utilizan desde el trabajo o no tienen internet.
  4. Newsletters. El administrador de fincas puede crear una newsletter con información básica de novedades en el sector, opciones de proveedores de la limpieza, ofertas de bancos, etc.
  5. Cuando existen dudas sobre cómo tratar un asunto, tanto el administrador de fincas como los propietarios puede consultar en los foros temáticos del sector. El administrador necesita sus fuentes para informarse y no tiene porqué saber cómo actuar en todos los casos, ya que existen muchas excepciones y novedades.
  6. Con laplataforma online de gestión de comunidades de vecinos se pueden realizar reuniones online, votar cada uno de los puntos de la misma, etc., sin necesidad de verse en persona. Pero el administrador de fincas puede utilizar esta herramienta si desea organizar las reuniones online para explicar algún detalle, cara a cara, sin necesidad de desplazarse.
  7. La plataforma online de gestión de comunidades de vecinos. Estas plataformas se instalan en el móvil de los vecinos/usuarios para que estén al día de todas las gestiones y notificaciones que introduce el administrador de fincas. Además, los propietarios pueden interactuar en todo en todo momento, con opiniones, sugerencias, etc.

Es la herramienta más completa de todas, sin embargo, el resto de técnicas son complementarias y necesarias y un buen administrador de fincas las debe conocer para comunicar eficazmente.